LAS 5 COSAS MÁS POPULARES QUE EL USUARIO FINAL QUIERE DE UN SOFTWARE DE ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS

Nuestra nueva solución de gestión de contratos se lanzó en Junio de 2019 y ya ha probado ser bastante popular.

Ser capaz de ofrecer un repositorio centralizado de contratos es muy emocionante, ya que es algo que muchos clientes nos han pedido y que ahora ya podemos ofrecerles.

Como antecedentes, para asegurarnos de que estuviéramos produciendo una solución que fuera la más adecuada para cada propósito, realizamos un taller con nuestros clientes para descubrir qué era lo más importante para ellos en una solución de gestión de contratos. Después de todo, ¿quién es mejor para hacernos saber qué funcionalidad es más necesaria que los profesionales de compras?

Estas son las 5 características y funcionalidades principales con las que nos hemos topado

Almacenar todos los contratos de una manera centralizada

Esto puede parecer un requisito obvio para una solución de gestión de contratos, pero uno de los objetivos principales de Contract Dojo es reemplazar los métodos “tradicionales” de gestión de contratos como Excel, creando un lugar donde se almacenen todos los contratos. 

En Contract Dojo, los usuarios pueden cargar tantos contratos como sea necesario, así como clasificar esos archivos por tipo de contrato. Por ejemplo,contrato principal, subcontratos, tipo de contratos, montos, etc. 

A continuación se muestra un GIF que muestra lo fácil que es agregar archivos a sus contratos con Contract Dojo.

Notificaciones por correo electrónico para fechas de renovación u otras   notificaciones personalizadas

El no tener notificaciones de renovaciones puede ser un error costoso, especialmente si hay un aumento automático de precios año por año. Nuestras investigaciones sugieren que la administración efectiva de contratos puede impactar en la línea de resultados hasta en un 10%. 

Es por eso que nos hemos asegurado que nuestra solución tenga notificaciones de contratos a vencer, ésta es una funcionalidad primordial de Contracts Dojo. El sistema enviará un correo electrónico al propietario del contrato y a las partes interesadas relevantes cuando se acerque la fecha clave de vencimiento del contrato.

Además de los períodos de notificación, también existe la opción de crear alertas de notificación personalizadas. Ejemplos de tales notificaciones pueden ser la reclamación de descuentos, o reuniones de revisión trimestrales, que contribuyen a una gestión de contratos más efectiva.

Parámetros de búsqueda y filtrado.

Estamos realmente orgullosos de la funcionalidad de búsqueda en Contract Dojo ya que es extremadamente potente. La posibilidad de buscar datos de contratos clave tienen enormes beneficios sobre los métodos tradicionales de gestión de contratos. La función de búsqueda en Contract Dojo también permite a los usuarios buscar texto dentro de los archivos que se han cargado. Lo que significa, por ejemplo, que los usuarios pueden buscar todos los contratos que contengan una cláusula determinada o parte de una cláusula.

Visibilidad de los contratos de las partes interesadas y notificaciones.

Todas nuestras herramientas están destinadas a promover y mostrar la importancia de los departamentos de compras y adquisiciones y aumentar la colaboración con el negocio en general. Contracts Dojo permite que los usuarios agreguen fácilmente una parte interesada a un contrato, así como se puede elegir qué permisos puede tener esa parte interesada sobre el contrato en sí.

También es posible incluir a las partes interesadas en todas y cada una de las notificaciones que puedan existir durante el ciclo de vida del contrato, para fomentar realmente la colaboración en equipo y la visibilidad de los contratos.

Sencillez – Sistemas complicados suelen resultar en uso insuficiente de las plataformas

No es una pieza de funcionalidad en sí misma, pero la opinión general de nuestros encuestados fue que el sistema debe ser tan intuitivo como nuestros otros módulos. Hemos escuchado de muchos profesionales de compras y aprovisionamiento como se han quejado acerca de lo torpes y engorrosas que son algunas de las soluciones existentes, lo cual hace que no se utilice de manera total las plataformas implementadas. Lo mismo puede decirse de algunas de las funcionalidades más complejas que están disponibles en otras soluciones; la autoría por contrato es un tema común de debate, pero la experiencia parece sugerir que aunque muchas soluciones ofrecen esto, en realidad rara vez se utiliza, ya que agrega una nueva capa de complejidad.

Creemos que hemos encontrado una solución que podría ser utilizada por profesionales de adquisiciones de cualquier nivel, o competencia técnica. Y si no nos crees, puedes probarlo gratis, registrándote aquí o hablando con el superhost de tu empresa.