Les 5 facteurs clés pour réussir la digitalisation de vos appels d’offres

Les challenges rencontrés par les équipes Achats sont complexes et en constante évolution.

Le cloud vient progressivement remplacer l’usage des canaux traditionnels garantissant simplicité et facilité de traitement, traçabilité et sécurité dans la gestion des informations. Aujourd’hui le futur d’une fonction achats  performante réside non seulement dans le Quoi (acheter) et le Qui (quel fournisseur), mais surtout de plus en plus dans le Comment.

Des solutions logicielles existent depuis longtemps : du simple email, allant jusqu’aux progiciels de gestion beaucoup plus complexes. Cependant la mise en place de ces solutions a un coût, que beaucoup d’équipes achats ne peuvent pas toujours se permettre.

L’analyse que nous avons effectuée démontre qu’utiliser une solution digitale de gestion des appels d’offres permet de négocier de meilleures conditions avec les fournisseurs sur quasiment chaque appel d’offres. Or, on constate qu’il existe encore une large majorité d’acheteurs qui privilégient l’utilisation de leurs emails pour conduire leurs négociations. Pourtant l’usage d’un système de gestion des appels d’offres présente de nombreux intérêts. C’est tout d’abord l’opportunité pour le service Achats de projeter une image davantage professionnelle et attractive, encourageant ainsi les fournisseurs à proposer leur meilleure offre,  et permettant de générer en moyenne jusqu’à 16% d’économies supplémentaires.

La transformation digitale de la fonction Achat est en marche. L’utilisation de solutions dédiées pour mener ses appels d’offres est en train de rapidement creuser l’écart entre les sociétés qui tirent le meilleur avantage compétitif d’une fonction Achat optimisée, de celles qui n’ont pas su prendre le train en marche, avec un impact négatif sur leur rentabilité.

Les challenges de la transformation digitale pour les équipes Achats

S’il est aisé pour une équipe Achats de réaliser les avantages qu’offre une solution de gestion des appels d’offres, il reste encore quelques étapes à franchir. La principale étant de convaincre les « clients  internes » et la direction de la société de la nécessité de s’équiper d’une solution d’e-Sourcing.  Cela devient plus facile après avoir organisé un ou deux appels d’offres sur la plateforme, et avec des premiers succès tangibles. Tout d’abord sur le gain de temps réalisé sur les interactions avec les fournisseurs : fini les copier/coller depuis Excel et les interminables recherches d’emails dans sa boite aux lettres. S’ajoute à cela les économies supplémentaires générées grâce à une utilisation optimale des outils de négociation en ligne tels que les enchères à la japonaise.

L’autre challenge peut résider dans la persuasion de vos fournisseurs actuels d’utiliser le nouvel outil pour vous transmettre leurs offres. Et c’est ici que l’intuitivité, la facilité d’utilisation et la réactivité de l’équipe support du logiciel d’e-sourcing jouent un rôle crucial.

Un des facteurs clés de succès est aussi d’avoir une vision claire des objectifs que vous souhaitez atteindre. Un suivi de quelques indicateurs simples permet d’avoir de la visibilité sur la valeur crée :

  • Temps passé à échanger et relancer les fournisseurs
  • Temps passé à compiler et analyser les offres reçues
  • Temps passé à archiver les offres et les documents reçus
  • Temps passé à rechercher l’information lorsqu’on souhaite réutiliser les informations d’un appel d’offres passé
  • Temps passé à une évaluation collaborative des offres techniques

Et si on cumule tout ce temps sur une semaine, au final cela fait beaucoup de temps passé sur des tâches répétitives et qui vous empêchent de vous concentrer sur des activités produisant réellement de la valeur. Alors pourquoi ne pas envisager d’automatiser ces tâches à faible valeur ajoutée via un outil pour vous libérer du temps et exploiter au mieux vos compétences ?

Les 5 clés d’une stratégie réussie de digitalisation de vos appels d’offres.

Il existe plusieurs domaines où la technologie peut vous donner un vrai coup de pouce pour faire mieux et en moins de temps.

  • L’enregistrement et la qualification des fournisseurs

Le Sourcing, ce n’est pas seulement trouver le produit le moins cher. C’est aussi s’assurer de qualifier le bon fournisseur. Et c’est parce que chaque nouveau fournisseur présente un risque potentiel pour l’entreprise qu’il est important d’avoir une information toujours à jour sur leurs standards en matière de sécurité, aspect juridiques, financiers.

Des outils de Gestion des Information fournisseurs existent, tel que SIM Dojo. Cela permet aux fournisseurs de mettre à jour de manière autonome leurs informations, de centraliser toutes les données essentielles, et d’être avertis lorsque des informations ont besoin d’être actualisées. Du côté des équipes achats, des outils d’évaluation et de reporting permettent d’avoir une visibilité claire sur leur panel fournisseurs.

  • Appels d’Offres en ligne

Créez en moins de 2 minutes votre appel d’offre en ligne, donnez une description de votre besoin, la liste de ce que vous souhaitez sourcer et les adresses emails des fournisseurs que vous voulez invitez. C’est fait, votre appel d’offre est sur le marché.

Désormais les fournisseurs seront avertis et pourront vous soumettre leurs offres. Vous serez alors alerté dès que le tableau regroupant automatiquement toutes les offres sera prêt, avec toutes les offres déjà synthétisées et triées. Market Dojo offre aux équipes Achats une excellente alternative à la gestion des appels d’offres par email, simple et abordable.

  • Enchères inversées

L’expérience montre que si votre objectif est d’obtenir le prix le plus compétitif de la part de vos fournisseurs, utiliser une enchère inversées représente la stratégie de négociation la plus efficace.

Les enchères n’ont pas forcément très bonne presse, et effectivement elles ne s’appliquent pas à tous les contextes. Cependant les entreprises qui ont franchi le pas et ont commencé à utiliser les enchères inversées pour des catégories où il existe suffisamment de fournisseurs potentiels, ont vu leurs économies atteindre 26% supplémentaires en moyenne.

  • Pour que ça reste un jeu d’enfant

Tout outil informatique n’a de sens que s’il est utilisé. Et il n’est utilisé que s’il est facile et intuitif.

Pour un outil de gestion des appels d’offres, c’est d’autant plus crucial qu’il va être utilisé et par les acheteurs et par les fournisseurs. Donc avant de faire votre choix sur une solution d’e-Sourcing, prenez le temps de la tester et vous assurer que vous avez du plaisir à l’utiliser.  Certaines solutions vous donnent un accès gratuit et illimité à la création d’appels d’offres dans un environnement de test vous donnant ainsi la liberté de vous faire votre propre idée.

  • Un outil flexible et intégré

Aujourd’hui le mot d’ordre est à l’ouverture et à l’intégration. Avec la généralisation d’outils dans le Cloud, il est maintenant facile de choisir exactement ce dont vous avez besoin, et combiner le meilleur de chaque solution.

Ainsi vous pouvez choisir d’utiliser une excellente solution de gestion des appels d’offres (Market Dojo), la coupler à un outil de pilotage de la fonction Achat (Per Angusta) et vous simplifier la vie en utilisant les données fournisseurs d’une base de données spécialisée (Silex), le tout intégré de manière transparente pour l’utilisateur final, pour qui ce n’est qu’un seul et même logiciel. Et si demain vous changez d’avis, et souhaitez utiliser autre chose, vous avez la flexibilité de le faire.

En ce monde rien n’est certain, à part la mort, les impôts et le changement

La révolution digitale peut présenter bien des challenges pour les organisations Achats, et la technologie à elle seule ne peut pas garantir le succès. Si elle apporte de nouvelles réponses à des problématiques anciennes,  la véritable transformation digitale repose sur les hommes et les femmes qui en font usage.

Prendre le temps de tester de nouvelles approches, impliquer dans cette démarche toutes les fonctions de l’entreprise, et toujours rester concentré sur la valeur ajoutée apportée à l’entreprise seront les éléments clés de votre réussite, aujourd’hui et dans un futur toujours plus digitalisé.

Espérons que les leaders de la fonction achats perçoivent les évolutions à venir comme des opportunités. Avec l’arrivée d’une nouvelle génération d’éditeurs achats, ils ont la capacité de faire un choix basé sur des solutions innovantes, agiles et à l’écoute de leur besoins spécifiques.

 

May 21, 2019

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