Gecina “ Une Stratégie de Sourcing Gagnante

Défis

Construire à partir de zéro

Gecina est une société immobilière qui possède, gère et développe un portefeuille immobilier d’environ 20 milliards d’euros.

Avec de nombreux sujets à gérer, Gecina avait besoin de centraliser ses activités d’achat, aboutissant à la création du département Achats au sein du siège parisien. Sa principale responsabilité est de gérer les différents appels d’offres de services et d’entretien sur l’ensemble du patrimoine du groupe, ainsi que les travaux de rénovation des résidences et des bureaux.

Cela a marqué le début d’un partenariat à long terme et transformateur. Cinq ans après la mise en oeuvre initiale de la solution Esker Sourcing by Market Dojo, nous nous sommes entretenus avec Anne Paran, acheteuse travaux et maintenance chez Gecina, pour découvrir comment la solution continue d’apporter de la valeur à Gecina.

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Défi

Une gestion traditionnelle des appels d’offres

Comme de nombreux départements Achats, les appels d’offres de Gecina étaient à l’origine gérés avec des e-mails et des feuilles de calcul et, dans certains cas, les offres des fournisseurs étaient reçues dans des enveloppes scellées.

Cependant, l’équipe a vite compris qu’il fallait simplifier le processus en tirant parti des outils de e-Sourcing, pour assurer une meilleure traçabilité et visibilité des données pour les audits futurs et la gestion des risques. Fidèle aux principes éthiques de Gecina, l’équipe souhaitait également mettre en place un processus qui traite tous les participants de manière équitable et transparente.

Gecina a recherché une solution modulaire qui s’adapterait à l’évolution des besoins de l’équipe. La solution de Sourcing a finalement été choisie pour sa facilité d’utilisation, son déploiement rapide et la qualité de support client.

Solution

Une avancée rapide

Anne Paran explique comment Gecina utilise la solution de Sourcing aujourd’hui :

“Tous nos appels d’offres sont stockés sur l’outil : nous avons le suivi des questions et réponses. Quand on a des AMO (Assistants à Maîtrise d’Ouvrage) ou des maîtres d’oeuvres qui nous accompagnent sur les consultations, notamment les travaux, ils ont aussi l’accès et téléchargent les documents également dessus. Nous avons donc créé un circuit fermé sans perte d’informations possible.

L’idée est que tout le monde l’utilise, notamment les parties prenantes tierces, les clients internes avec qui on peut travailler. Nous les encourageons à utiliser l’outil s’ils ont des questions ou s’ils ont des documents complémentaires à déposer, ce qui peut arriver en cours de consultation.

L’adoption en interne a été relativement rapide car la solution de Sourcing a permis de réellement faciliter la gestion de projet et d’être un outil précieux pour le service.”

Le succès par la simplicité

“L’outil a été adopté facilement pour deux raisons. Tout d’abord, sa simplicité : ce n’est pas un portail compliqué. Il n’y a pas dix menus, sous-menus, sous-critères, etc.

De plus, nous utilisons la fonction de duplication qui nous permet de réutiliser les appels d’offres. Dès que j’ai fait une première consultation et mis en place un appel d’offre, je le duplique. Je l’adapte à ma nouvelle consultation, je modifie les documents, mes spécifications et c’est bon. C’est vraiment simple d’utilisation !”

Une implémentation sans effort

Revenant sur les raisons qui l’ont poussée à choisir cette solution de Sourcing pour Gecina, Anne explique à quel point son implémentation s’est faite aisément.

“L’avantage de cet outil de Sourcing est qu’il est facile à mettre en place et qu’il ne nécessite pas de connexion avec d’autres outils. Le début des échanges a eu lieu en septembre et dès novembre, nous avions lancé nos premiers appels d’offres.

C’est très facile à déployer et c’est un gros avantage car nous n’avons pas à nous poser de questions sur la manière de se synchroniser avec notre système ERP, par exemple. C’était notre souhait était d’avoir quelque chose d’indépendant : si notre système ERP change demain, ce n’est pas un problème puisque nous sommes autonomes.”

Pour Gecina comme pour de nombreux clients, l’intégration avec un système ERP existant n’était pas une exigence. Cependant, si cela s’avérait nécessaire, l’approche modulaire de l’outil et sa librairie ouverte d’APIs permettent une intégration avec les solutions existantes, tout en conservant la flexibilité de changer de fournisseur si les besoins évoluent à l’avenir.

En savoir plus sur l’intégration API

Résultats

Un véritable gain de temps et de traçabilité

Outre la facilité d’utilisation, Anne constate un gain de temps considérable : “Cela nous a permis de gagner énormément de temps. Comme j’ai tout au même endroit, je n’ai pas besoin de vérifier mes e-mails pour savoir si, par exemple, j’ai bien tout envoyé au bon interlocuteur. Mon historique est bien organisé.”

La centralisation des informations de l’équipe présente également des avantages en termes de saisie et de collecte des données.

“Nous utilisons l’outil depuis plus de 4 ans et nous avons encore l’historique de ce que nous avons consulté et à quel moment.

Il est très facile de trouver des informations, comme le prix et les offres reçues, lorsqu’il y a de petits doutes sur les contrats ou si je ne me souviens plus de ce qui a été discuté. Si nous n’avons pas forcément tous les détails dans le contrat, je peux aller revérifier ce qui avait été spécifié par un fournisseur lors de la phase d’appel d’offre.”

Une amélioration des interactions avec les fournisseurs

Au début, l’équipe chargée des achats s’inquiétait de la manière dont les fournisseurs utiliseraient le système, en particulier ceux qui avaient l’habitude de communiquer par e-mail. Nous avons demandé à Anne quel était l’impact de la plateforme sur les interactions avec les fournisseurs.

“Nous constatons effectivement une différence en fonction de la taille de l’entreprise du fournisseur. S’il s’agit de grandes entreprises, elles ont des équipes assez structurées, déjà habituées à répondre à des appels d’offres avec des plateformes dématérialisées. Elles sont donc très à l’aise avec l’outil – même s’il y a plusieurs cycles de négociations- et il n’y a pas de problème pour l’utilisation de la messagerie en ligne.

Les petites entreprises ont besoin d’un peu plus d’accompagnement. Nous travaillons en effet avec de petits prestataires de services – PME, PMI “ qui sont moins habitués aux nouveaux outils. Mais il n’y a jamais de réfractaires à l’utilisation de l’outil, donc cela fonctionne bien.

Par rapport à l’approche traditionnelle avec les e-mails, l’outil nous permet de projeter une image plus professionnelle de l’équipe Achats de Gecina.”

Une plus grande transparence

Un autre avantage d’une plateforme centralisée est qu’elle facilite la création de rapports et l’audit interne.

“Nous utilisons Esker Sourcing lorsque nous avons des réunions de débriefing et d’analyse des offres avec nos clients internes. Nous pouvons donner l’accès à notre service d’audit s’il a besoin de vérifier quelque chose de temps en temps. Et bien sûr, nos directeurs peuvent consulter des informations ou certains éléments du processus à tout moment, en particulier si un membre de l’équipe est absent.”

En outre, cette transparence s’étend au-delà des parties prenantes internes avec les consultants intérimaires.

“Il y a souvent des intervenants extérieurs qui aident pour les appels d’offres ou qui assurent un rôle de gestion de projet et qui peuvent accéder à la plateforme en tant qu’invités. Mais ce ne sont pas des utilisateurs à temps plein : parfois ils interviennent une fois puis n’interviendront plus pendant 3 ans. Ils ont donc besoin que l’outil soit fluide, qu’ils puissent accéder facilement à l’information et, si nécessaire, répondre aux questions des fournisseurs.”

Une collaboration réussie

L’expérience client de Gecina

Pour conclure, Anne décrit comment l’outil a soutenu Gecina.

“Nous avons une très bonne relation avec Esker Sourcing by Market Dojo. L’équipe support est très réactive, surtout au début lorsque nous avons commencé à utiliser l’outil. Sur toute la première année d’utilisation, nous avons fait des demandes de personnalisation de notre interface qui ont toutes été prises en compte rapidement. Il y a eu une véritable approche collaborative et une attention particulière, ce qui a été un avantage pour nous.

Aujourd’hui, tout va très bien ; il y a beaucoup moins de demandes d’amélioration et nous utilisons exclusivement la solution de Sourcing qui fonctionne très bien pour nous.”

Principaux enseignements

Nous avons demandé à Anne les recommandations qu’elle donnerait à quelqu’un qui démarre un projet de transformation digitale dans le domaine du Sourcing.

“Mon conseil à toute équipe Achats qui utilise encore des e-mails et des fichiers Excel est d’évoluer. Passez à une solution qui permet de stocker toutes les informations au même endroit, y compris l’historique des données : c’est un véritable gain de temps.

Utiliser cette solution de Sourcing pour digitaliser la gestion des appels d’offres de Gecina a permis de formaliser nos processus, de montrer que nous avons une vraie méthode et une rigueur dans la gestion de notre cycle d’achats. Cela permet également à l’équipe Achats de montrer un certain professionnalisme.”

et enfin…

Recommandez-vous le Market Dojo ?

“Si vous souhaitez digitaliser la gestion de vos appels d’offres à l’aide d’un outil facile à utiliser et développé par une entreprise dont les équipes commerciales et support client sont à l’écoute, n’hésitez pas !”